Ufficio Complicazione Cose Semplici

Ehi, ciao!

Questa newsletter ha saltato un turno, ve ne siete accorti? Se la risposta è no, avete appena confermato una triste verità del marketing: le persone pensano a noi / brand molto meno di quanto noi pensiamo che ci pensino (gioco di parole incluso).

E ora riprendiamo dopo questa pausa un po’ più lunga del solito.

“Ufficio complicazione cose semplici” era una frase che mi diceva sempre mio padre quand’ero piccola. Non so se l’avesse vista da qualche parte o fosse tutta farina del suo sacco. Fatto sta che mi è sempre rimasta impressa e che, di recente, mi sono trovata a pensarci spesso.

Si potrebbe anche girarla così: quante sono le cose che nella nostra vita lavorativa ci fanno venire mal di pancia? Che restano in fondo alla to do list, finché proprio non dobbiamo farle? Ecco, io sono convinta che parte di quelle cose siano procedure che non abbiamo voglia di / non sappiamo / non ricordiamo come fare. E quindi rimangono lì.

Sia chiaro, le procedure servono, però bisogna che siano ben oliate: se non lo sono, invece di aiutare rischiano di ostacolare.

Qui ho raccolto alcuni esempi di procedure un po’ arrugginite che mi sono capitati direttamente nel corso degli anni.

👇 Se te ne vengono in mente altri, come sempre ti leggo sempre nei commenti.

Uno

Devi chiedere la produzione di un nuovo prodotto. La prima parte della procedura è su un sistema che usa il reparto IT, e serve per la creazione del codice. La seconda parte è su un sistema che usa la produzione, e serve per la produzione effettiva. Ma i due sistemi tra loro non si parlano: la richiesta va mandata avanti da chi richiede il codice. E poi, per far produrre davvero il prodotto, ci vuole comunque una mail ai diretti interessati.

I problemi:

• La formazione: chi chiede il codice deve imparare ad usare un sistema che di solito è usato da chi produce, quindi fuori dal suo solito linguaggio. A volte, la persona che usa il sistema non è neanche a conoscenza di come tutto il flusso funzioni.

• Il gap nei sistemi: formalmente è tutto automatizzato, ma nella realtà il sistema uno e il sistema due non si parlano;

• Il passaggio finale… manuale. Che non ti mette mai nella situazione di tranquillità mentale: la mia richiesta è andata avanti o serve un push?

Due

Secondo esempio: devi compilare la nota spese. Carichi tutto sul portale risorse umane e poi… devi portare gli scontrini cartacei in tesoreria.

Il problema: la doppia procedura, che invece che velocizzare il flusso lo rallenta.

Tre

C’è un file condiviso per le password, ma una persona del team non lo aggiorna. Un altro esempio analogo potrebbe essere un documento che contiene una procedura, che però non viene modificato se qualcosa cambia.

Il problema: checklist, moduli, file Excel sono utili solo se tutti nel team sanno dove sono e sono consapevoli dell’importanza di aggiornarli.

Quattro

Devi inserire l’ordine per un fornitore sul gestionale aziendale, ma questo ordine ha bisogno dell’approvazione del tuo responsabile, che però non riceve nessun alert automatico… lo devi informare tu!

Il problema: come nel primo esempio, la necessità di un passaggio finale manuale… e fastidioso!

Procedure che funzionano

Quindi, cosa fare per avere procedure che funzionano?

1. Fai formazione sulla procedura stessa: tutte le persone coinvolte in una procedura devono sapere come questa funzioni. La cosa migliore sarebbe organizzare un momento comune per vederla insieme, e poi fare un mini tutorial condiviso. Va bene tutto: dalla paginetta in Word a sistemi più evoluti come un video con Loom. L’importante è registrare in qualche modo le informazioni, a futura memoria, e nel modo più smart possibile (no a video di un’ora filata senza sottocapitoli, nessuno li guarderà mai).

2. Automatizza il più possibile. Automatizzare risolve dimenticanze, incertezze su “chi fa cosa” e necessità di mandare mail di sollecito. Se i sistemi che hai scelto non si parlano nativamente, considera di usare un connettore - Zapier è uno dei più noti, ma negli ultimi anni, con l’avvento dell’AI, le soluzioni non mancano di certo.

3. Se qualcuno non usa la procedura fatti la domanda: questa procedura serve davvero? A volte, qualcosa non viene usato perché ridondante. Ma se arrivi alla conclusione che la procedura sia utile, allora riparti dai punti 1 e 2. Messi di fronte a dati e informazioni condivise, anche i più restii inizieranno a muoversi nella giusta direzione.

4. Scegli una procedura chiara, valida per tutti: se una procedura ha troppe eccezioni, non si capisce più dove sta la regola.

5. Rendi chiari i ruoli: chi deve fare cosa? Chi deve prendere una decisione? Dove non c’è chiarezza, c’è terreno fertile per la confusione… che blocca l’azione!

E se fosse possibile liberarsi delle procedure?

Così sostiene Reed Hastings, fondatore di Netflix, nel suo libro No Rules Rules (tradotto in italiano con il meno efficace di “L’unica Regola è che Non Ci Sono Regole”) parla della cultura aziendale della sua azienda, che si basa su massima libertà e grande responsabilità. Secondo Hastings, per eliminare burocrazia e procedure inutili, è necessario:

• Definire valori chiari
  Comunica obiettivi e principi guida (es. “massima responsabilità”, “innovazione continua”) in modo che ogni decisione sia allineata senza dover passare dal collo di imbuto dell’approvazione finale.

• Favorire la fiducia
  Sostituisci il controllo gerarchico con revisione tra pari: incoraggia il feedback aperto e frequente, così le persone impareranno e correggeranno in autonomia.

• Semplificare le policy
  Elimina regole rigide (turni, ferie, spese) e sostituiscile con linee guida essenziali che offrono margine di manovra ai singoli.

• Responsabilizzare
  Affida budget e decisioni ai team: chi conosce il problema è più veloce e motivato a trovare soluzioni.

• Praticare la Trasparenza totale
  Condividi dati e strategie aziendali: così non servono pratiche formali di “richiesta informazioni” o report ridondanti.

🔶➤ Ho amato il libro di Hastings, ma ammetto che il suo modello è difficile da replicare nella maggior parte delle aziende. Funziona solo se riesci a costruire un team di altissimo livello, in cui ogni persona alza l’asticella. In pratica? Tenere solo i “brilliant” e lasciare andare chi è solo “bravo”. Serve una cultura del talento radicale, un sistema di assunzioni e uscite estremamente agile, e promozioni basate esclusivamente sul merito. Non proprio per tutti.

Detto questo, alcuni principi sono applicabili anche ai piccoli team. Se dovessi sceglierne due, punterei su questi: dare responsabilità reali alle persone e condividere apertamente le informazioni. Sono già due leve potentissime per semplificare le procedure e far sì che tutti remino nella stessa direzione.

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Cose belle viste in giro

• Se bevi birra analcolica, leggi questo. Ma spiegatemi: come mai la birra /il vino analcolica/o? Non è meglio allora un Crodino o una Coca Zero? Datemi lumi su questo trend mondiale in crescita.

• Sul mio comodino questo mese: La settimana bianca, di Emmanuel Carrère. Pescato a caso in bibiloteca, si è rivelato un romanzo da leggere tutto d’un fiato. Non adatto a chi cerca una lettura leggera.

• Sul mio comodino dal mese prossimo: il nuovo libro di Gianluca Diegoli, preordinabile qui. Perché non si vive di soli romanzi: lasciamo un po’ di spazio anche al marketing.

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